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信息一多手忙脚乱

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来源: 作者: 2018-10-25 12:21:02

战场上军情瞬息万变,谁先人一步掌握信息,谁就能立于不败之地;工作上谁获取信息更快更多,谁就能取得更好的成果。这种需求促进了科技发展,时至今日人们拥有了许多现代沟通工具,比如QQ、电邮、微博、微信等等。这些沟通工具确实提高了信息交流的效率,但它同样提高工作效率了吗? 信息时代效率下降我们经常在身边看到一些年轻人一边逛超市,一边看手机。他们一边挑选商品,一边手机不离手,并且不时打打字,发发信息,换换应用。他或许在微信、QQ上与人沟通,同时还可能在刷微博,浏览朋友圈,甚至还会发些评论。然而直到回家后,他们才发现在超市该买的东西却忘了买,不需要买的东西又买回来一堆。这种情况不止今天发生在我们身边,早在20多年前,美国麻省理工学院就开始研究信息技术对工作效率的影响。1993年他们公布了一项研究成果,表明信息技术的进步不一定带来工作效率的进步,这称之为“效率悖论”。随后其他科学家的研究也表明,新的通信技术给工作带来的不是效率,或许是干扰。英国科学家作了一项著名的调查研究,参与的英国人多达1100名。在实验情景下,这些人一边为完成既定任务而认真工作,一边通过电邮与别人交流。这时经测试,他们智商的平均得分下降了10分,这个下降幅度比那些吸食大麻而智商下降的人还大。另一项调查也表明,凡是上班时允许员工登陆社交网站的公司,其工作效率平均下降1.5%。怎样提高效率通讯工具是中性的,它的价值取决于使用它的人。微信、微博等现代通讯工具极大地提高了信息传递效率,它们能否极大地提高工作效率,完全取决于使用的人能否有效管理和利用这些通讯工具。斯坦福大学科学家研究发现,如果一个人既要高效地工作,又要联系沟通别人,他必须具备以下三项能力。第一,忽视无关信息的能力。专注于自己正在处理的事情,不因某些新闻、八卦等消息分散注意力。这就像筛网过滤一样,把不需要的过滤走,只留下需要的。这项能力很重要,尤其在处理多项任务时显得尤为关键。第二,保持工作记忆有条不紊的能力。使工作内容有条理,有次序,并时刻“活跃”在我们记忆里。这就像许多文件柜整齐地摆放,每一个都代表一种工作,而每一个文件柜里又整齐摆放着不同文件,它们分门别类,一目了然,只要有需要可以随时调取相应的文件。具备这项能力,就不会“遗忘”需要处理的事情。第三,从一项任务迅速转换到另一项任务的能力。如果有一张任务清单,我们就能从一项任务很快地转换到另一项。这个清单可以根据“紧急重要原则”来列。如下图所示,在这个坐标轴里,一个象限代表一种任务类别,它们的优先排序应该是:第一象限、第四象限、第二象限和第三象限。如果遇到干扰信息,也可以把它归类为某个象限,然后根据以上排序来处理。这样,既能有序地处理所有事情,又能迅速从当前任务转换到下一个,从而提高工作效率。---转载请注明本文标题和链接:《信息一多,手忙脚乱》

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